Trong rất nhiều trường hợp, khi lập hóa đơn, các doanh nghiệp sẽ gặp phải khách hàng có tên hoặc địa chỉ dài. Điều này gây khó khăn với những kế toán chưa có kinh nghiệm trong việc tạo lập hóa đơn. Vậy tên công ty có được viết tắt không? Những nội dung nào không được viết tắt trong hóa đơn? Cùng đi tìm câu trả lời ngay trong bài viết dưới đây của E-invoice nhé!
1. Tên công ty là gì?
Tên công ty (doanh nghiệp) là sự thể hiện bằng hình ảnh, thương hiệu giúp cho các đối tác và khách hàng có thể dễ dàng tìm kiếm, phân biệt với đối thủ một cách dễ dàng. Tên công ty không chỉ là việc tạo ra sự khác biệt giữa doanh nghiệp này với đơn vị kia trên thị trường, trong nhiều trường hợp, nó còn trở thành một tài sản có giá trị lớn – thương hiệu của doanh nghiệp.
Theo quy định của pháp luật, tên công ty có thể là tên tiếng Việt, tiếng nước ngoài và có thể có tên viết tắt.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử.
2. Tên công ty có được viết tắt không?
Để trả lời cho câu hỏi này, trước tiên, cùng tìm hiểu các quy định về tên công ty tại Điều 37, Luật doanh nghiệp năm 2020 (Chính thức có hiệu lực từ 01/01/2021).
2.1. Quy định về đặt tên công ty
– Tên Tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm 2 thành tố theo thứ tự và được quy định viết tắt như sau:
+ Loại hình doanh nghiệp bao gồm:
- Công ty trách nhiệm hữu hạn – Công ty TNHH
- Công ty cổ phần – Công ty CP
- Công ty hợp danh – Công ty HD
- Doanh nghiệp tư nhân – DNTN
+ Tên riêng: Được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
- Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được viết hoặc in trên giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.
- Tên công ty không được đặt trùng với tên của các doanh nghiệp đã đăng ký (trừ trường hợp doanh nghiệp đó đã phá sản hoặc giải thể).
Tên công ty cần đặt theo đúng quy định của pháp luật.
2.2. Tên viết tắt trên hóa đơn theo đúng quy định
Điểm b, Khoản 7, Điều 3, Thông tư 26 năm 2015 về sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thuế GTGT và quản lý thuế có quy định như sau:
Về tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán” và “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”:
- Người bán phải ghi đúng tiêu thức mã số thuế của người bán và người mua
- Tiêu thức “Tên, địa chỉ” của cả người bán và người mua đều phải viết đầy đủ, trong trường hợp viết tắt thì đảm bảo vẫn phải xác định được đúng đối tượng người mua và người bán.
- Nếu “Tên, địa chỉ” của người mua quá dài, khi viết trên hóa đơn, người bán có thể viết tắt một số từ thông dụng như: “Phường” viết tắt là “P”, “Quận” viết tắt là “Q”, “Thành phố” viết tắt là “TP”, “Việt Nam” viết tắt là “VN”, “Cổ phần” viết tắt là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” viết tắt là “TNHH”, “khu công nghiệp” viết tắt là “KCN”, “sản xuất” viết tắt là “SX”, “Chi nhánh” viết tắt là “CN”…
Tuy nhiên, vẫn phải đảm bảo đầy đủ các dữ liệu về địa chỉ: Số nhà, tên đường phố, phường (xã), quận (huyện), thành phố (tỉnh), xác định chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp, phù hợp với đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế của doanh nghiệp.
Có thể viết tắt tên công ty trên hóa đơn theo quy định của pháp luật
Ngoài ra, nếu tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng, thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc; nếu không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.
Tóm lại, tên công ty hoàn toàn có thể viết tắt trên hóa đơn với những quy định rõ ràng về các từ ngữ thông dụng như: “Cổ phần”, “Trách nhiệm hữu hạn”, “Chi nhánh”, “Sản xuất”, “Thương mại”, “Dịch vụ”. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể áp dụng những quy định viết tắt trên mà vẫn đảm bảo được tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn.
>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn lần đầu cho doanh nghiệp.
3. Những nội dung nào không được viết tắt trên hóa đơn?
Theo quy định tại Khoản 3, Điều 18 của Luật kế toán năm 2019 về quy định viết tắt trên hóa đơn, một số nội dung sau đây cần lưu ý:
- Nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa bao gồm cả nội dung của hóa đơn.
- Khi viết hóa đơn, cần phải dùng bút mực, chữ viết và số phải viết liên tục, không ngắt quãng, các chỗ trống phải có dấu gạch chéo.
- Các chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa sẽ không có giá trị thanh toán. Nếu viết sai chứng từ, kế toán phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
Doanh nghiệp cần lưu ý các nội dung không được viết tắt trên hóa đơn.
Như vậy, các doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau khi viết thông tin vào hóa đơn:
- Chỉ tên, địa chỉ của người bán và người mua mới được phép viết tắt nếu quá dài, và chỉ được viết tắt một số từ theo quy định của Pháp luật.
- Các nội dung về nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ sẽ không được viết tắt, tẩy xóa hoặc sửa chữa.
