Hóa đơn đầu vào không ghi mã số thuế có hợp lệ hay không? Nếu không thì xử lý như thế nào? Đây đều là những kiến thức căn bản mà kế toán viên cần nắm được trong quá trình sử dụng hóa đơn để có thể giảm thiểu tối đa cũng như giải quyết các rắc rối phát sinh khi cần thiết.
1. Thế nào là hóa đơn đầu vào hợp lệ?
Để trả lời cho câu hỏi liệu hóa đơn đầu vào không ghi mã số thuế có hợp lệ hay không, trước hết kế toán viên cần nắm được thế nào là một hóa đơn đầu vào hợp lệ.
Theo đó, hóa đơn đầu vào được coi là hợp lệ là khi đảm bảo được những nguyên tắc nêu ra tại Thông tư 219/2013/TT-BTC và Thông tư số 39/2014/TT-BTC.
Các nguyên tắc cụ thể là:
1.1. Hóa đơn có nội dung tuân thủ đúng quy định:
- Không tẩy xóa, sửa chữa nội dung
- Có sự thống nhất về nội dung thể hiện trên các liên hóa đơn
- Dùng cùng một loại màu mực không phai để đảm bảo lưu trữ chứng từ.
- Thể hiện đúng nghiệp vụ, nội dung kinh tế phát sinh.
Hóa đơn đầu vào bắt buộc phải có đầy đủ các tiêu thức theo quy định, trong đó bao gồm cả mã số thuế của doanh nghiệp
1.2. Bao gồm đầy đủ các tiêu thức bắt buộc
- Ngày/tháng/năm phát hành hóa đơn
- Họ tên, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán (nếu có) của người mua – người bán.
- Hình thức thanh toán: chuyển khoản/ tiền mặt
- Thông tin dịch vụ – hàng hóa: Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, số tiền, thuế suất, thuế GTGT, tiền hàng, tổng số tiền thanh toán.
- Chữ ký của người mua, người bán.
- Dấu của bên bán.
Trong trường hợp không có chữ ký của giám đốc thì cần bổ sung giấy ủy quyền, đóng dấu treo góc bên trái hóa đơn cùng với chữ ký của người ủy quyền.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử.
1.3. Xuất hóa đơn đúng thời điểm
Theo những nội dung nêu trên, có thể thấy mã số thuế là một trong những tiêu thức bắt buộc cần có đối với hóa đơn đầu vào để được công nhận là hợp lệ theo quy định của pháp luật.
2. Xử lý ra sao đối với hóa đơn đầu vào thiếu mã số thuế?
2.1. Hóa đơn đầu vào thiếu MST chưa kê khai thuế
Căn cứ theo quy định tại Điều 18, Thông tư số 64/2013/TT-BTC, trong trường hợp hóa đơn ghi thiếu/ sai mã số thuế của đơn vị mua hàng (những chỉ tiêu khác đầy đủ theo quy định) đã được lập và giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế thì phải hủy bỏ hóa đơn đó.
Tiếp đến, hai bên cần lập biên bản thu hồi các liên của những hoá đơn đã lập sai. Nội dung biên bản thu hồi hoá đơn cần nêu được rõ nguyên nhân thu hồi hoá đơn.
Sau khi gạch chéo các liên, số hóa đơn lập sai cần được lưu giữ lại và doanh nghiệp sẽ thực hiện lập lại hóa đơn mới theo đúng quy định.
Cần xử lý theo đúng quy định nếu hóa đơn đầu vào ghi thiếu MST
2.2. Hóa đơn đầu vào thiếu MST đã kê khai thuế
Trường hợp khác, khi bên mua và bên bán đã thực hiện kê khai thuế hoặc có lý do không thể thu hồi lại các liên hóa đơn đã lập sai, hai bên cần thực hiện thủ tục xử lý đối với hóa đơn đã lập theo đúng quy định tại Khoản 3, Điều 18, Thông tư số 64/2013/TT-BTC:
“Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…
Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).”
Nếu không xử lý hóa đơn đã lập ghi thiếu/ sai các tiêu thức bắt buộc như mã số thuế, tên, địa chỉ,… theo quy định tại Điều 18, Thông tư số 64/2013/TT-BTC thì bên mua sẽ không đủ điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và cũng không được đưa vào chi phí do không đáp ứng được quy định tại Khoản 1b, Điều 6, Thông tư 123/2012/TT-BTC.
3. Hóa đơn đầu vào không ghi MST có bị xử phạt không?
Theo quy định tại khoản 1, Điều 28, NĐ 51/2010/NĐ-CP về Xử phạt các hành vi vi phạm quy định về tự in hóa đơn và khởi tạo hóa đơn điện tử:
Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi tự in hóa đơn, khởi tạo hóa đơn điện tử không đủ các nội dung quy định tại khoản 3 Điều 4 Nghị định này.
Hóa đơn đầu vào ghi thiếu MST sẽ bị xử phạt từ 1-5 triệu đồng theo quy định của pháp luật
Theo đó, mã số thuế là thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn nên trong trường hợp kê khai hóa đơn đầu vào không có MST thuế thì doanh nghiệp sẽ bị xử phạt từ 1.000.000 đến 5.000.000 đồng.
Trên đây là những thông tin về cách xử lý đối với hóa đơn đầu vào ghi thiếu mã số thuế từ E-invoice.
